Courtesy pada saat menerima telepon:

Courtesy pada saat menerima telepon:
1. Jawablah dengan segera.
2. Utarakan Jati diri anda.
☻ Jangan mengatakan “hello” dalam menjawab telepon.
☻ Gunakan nama hotel anda untuk menjawab telepon
☻ Gunakan nama seksi atau departemen dimana anda bekerja sebagai jati diri.
3. Menyambut pemanggil.
☻ Gunakan the day’s greeting unutk memberikan rasa senang kepada pemanggil.
4. Bicaralah dengan tenang dan menyenangkan.
☻ Jangan berbicara terlalu keras atau pelan, jangan juga terlalu cepat atau lamban.
☻ Jangan berteriak atau menggerutu.
☻ Berbicaralah dengan jarak antara mulut dan gagang telepon kira-kira ½ - 1 inch.
5. Penuh rasa ingin membantu dan menyenangkan.
6. Siapkan buku catatan dan pensil.
7. Dengarkan dengan penuh perhatian.
☻ Jangan memotong pembicaraan bila penelepon sedang menerangkan sesuatu.
☻ Bila permintaan penelepon untuk dihubungkan dengan seseorang sulit untuk dilaksanakan, beritahukan segera keadaan itu kepada penelepon.
8. Buatlah catatan untuk pesan-pesan.
☻Ulangi pesan itu untuk meyakinkannya dan segera kirim kepada orang yang dituju.
9. Gunakan alphabet yang umum dipergunakan di dalam bertelepon.
10. Gunakan magic word.
☻ Gunakan kata-kata dan kalimat yang mempunyai kekuatan magis:
Maaf, Silahkan, Terima kasih, Bapak, Ibu, Selamat pagi, Selamat Siang, Selamat malam, Selamat beristirahat, Thank you, I’m sorry, Pardon me, May I help you, dsb.
11. Tutup pembicaraan dengan sopan.
☻ Bila pembicaraan telah selesai, ucapkan terima kasih.
☻ Biarkan si penelepon menaruh gagang terlebih dahulu.
12. Kalau terpaksa harus meletakkan gagang telepon sebentar karena sesuatu hal tanpa harus memutuskan sambungan:
Letakkan perlahan-lahan dan hati-hati gagang telepon anda setelah memberitahu lawan bicara bahwa anda harus mencari informasi terlebih dahulu. Mohon agar menunggu sebentar. Bila sudah, angkat telepon kembali dan ucapkan terima kasih telah bersedia menunggu.
13. Jangan berbicara dengan rokok ataupun permen di mulut.